अपनी साप्ताहिक पाइपलाइन कवरेज रिपोर्ट को स्वचालित कैसे करें

पाइपलाइन की सेहत के बारे में अनुमान लगाना बंद करें। एक साप्ताहिक कवरेज रिपोर्ट बनाएँ जो आपके डेटा को साफ़ और मानकीकृत करती है, वास्तविक कवरेज की कमियों को सामने लाती है और आपकी राजस्व टीम को वह स्पष्टता देती है जिसकी उसे आत्मविश्वास के साथ पूर्वानुमान लगाने के लिए ज़रूरत है।

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आपको किसकी ज़रूरत होगी

Querri (निःशुल्क ट्रायल) आपके CRM डेटा को कनेक्ट करने, पाइपलाइन कवरेज का विश्लेषण करने और ऐसी रिपोर्ट तैयार करने के लिए जिन पर आपकी टीम कार्रवाई कर सके

HubSpot या Salesforce — HubSpot कनेक्टर के माध्यम से कनेक्ट करें, या Salesforce या किसी भी अन्य CRM से एक CSV एक्सपोर्ट अपलोड करें

वैकल्पिक: कोटा लक्ष्य फ़ाइल — प्रतिनिधि, टीम या क्षेत्र के अनुसार कवरेज अनुपात की गणना के लिए Excel या CSV के रूप में अपलोड की गई

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शुरू करने से पहले

पाइपलाइन कवरेज RevOps में सबसे अधिक उद्धृत की जाने वाली मेट्रिक्स में से एक है और सबसे कम भरोसेमंद में से एक भी। टीमें "3x पाइपलाइन" का जश्न मनाती हैं, जबकि वे चुपचाप जानती हैं कि इसके नीचे क्या है: बासी डील्स, बढ़ा-चढ़ाकर दिखाई गई राशियाँ, और ऐसी ऑपर्च्युनिटीज़ जो कभी बंद नहीं होंगी। यह नियंत्रण का एक खतरनाक भ्रम पैदा करता है, जब तक कि तिमाही बिखर न जाए।

यह playbook एक ऐसी पाइपलाइन कवरेज रिपोर्ट बनाने के बारे में है जो सच बताती है: एक ऐसी रिपोर्ट जो झूठे संकेतों को हटा देती है, डील्स की वास्तविक सेहत को दर्शाती है और आपको इसका एक ईमानदार दृश्य देती है कि वास्तव में क्या बंद होगा।

यह कैसे काम करता है:

• HubSpot या किसी अन्य CRM स्रोत से डील/ऑपर्च्युनिटी और कोटा लक्ष्य एक्सपोर्ट (CSV या XLSX) अपलोड करें
• Querri से कहें कि वह आपके डेटा को स्रोतों के बीच एकीकृत, साफ़ और मानकीकृत करे ताकि वह सटीक विश्लेषण के लिए तैयार हो
• बासी डेटा को फ़्लैग करने के लिए एक प्रॉम्प्ट चलाएँ
• तिमाही, क्षेत्र, स्वामी, या आप जैसे चाहें डेटा को विभाजित करने के अनुसार पाइपलाइन कवरेज बनाने के लिए प्रॉम्प्ट चलाएँ
• समीक्षा करें, Querri से रणनीतिक सिफ़ारिशें जोड़ने को कहें और अपनी पसंद का एक डैशबोर्ड बनाएँ
• वैकल्पिक रूप से, Querri से कहें कि वह आपके डैशबोर्ड से एक प्रस्तुति बनाए और उसे एक खूबसूरती से एनिमेटेड, कथात्मक प्रस्तुति के लिए PDF या PowerPoint में एक्सपोर्ट करे
• इसे एक पुन: उपयोग योग्य टेम्पलेट के रूप में सहेजें। आपकी अगली पाइपलाइन कवरेज रिपोर्ट निर्धारित समय पर स्वचालित रूप से चलेगी।

चरणों का पालन करें

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1 चरण 1:

अपना CRM डेटा कनेक्ट करें

HubSpot, Salesforce या किसी भी अन्य CRM से अपने डील और ऑपर्च्युनिटी डेटा के CSV या Excel एक्सपोर्ट अपलोड करें। यदि आप HubSpot पर हैं, तो आप Querri के नेटिव कनेक्टर के माध्यम से सीधे कनेक्ट कर सकते हैं। Querri डेटा प्रोफ़ाइलिंग और तैयारी को स्वचालित रूप से संभालता है।

सुझाव: अपनी कोटा लक्ष्य फ़ाइल को एक अलग Excel या CSV अपलोड के रूप में शामिल करें। Querri इसका उपयोग प्रतिनिधि, टीम या क्षेत्र के अनुसार सटीक कवरेज अनुपात की गणना के लिए करेगा।

2 चरण 2 (वैकल्पिक):

अपना डेटा साफ़ करें और बासी डील्स को फ़्लैग करें

यदि आपके CRM डेटा को और सफ़ाई या मानकीकरण की ज़रूरत है, तो आप इसे सरल प्रॉम्प्ट से कर सकते हैं। आप उन बासी डील्स को भी फ़्लैग कर सकते हैं जिन्हें वास्तविक कवरेज में नहीं गिना जाना चाहिए:

प्रॉम्प्ट

"पिछले 60 दिनों में बिना किसी गतिविधि वाली सभी खुली ऑपर्च्युनिटीज़ को बासी के रूप में फ़्लैग करें।"

Querri बासी डील्स को स्वचालित रूप से पहचानता और टैग करता है, ताकि वे आपके कवरेज के आंकड़ों को बढ़ा-चढ़ाकर न दिखाएं, जिससे आपको पाइपलाइन की सेहत का एक स्वच्छ और अधिक ईमानदार दृश्य मिलता है।

Querri में चरण के अनुसार फ़्लैग की गई बासी डील्स

3 चरण 3:

ऐसी जानकारियाँ उजागर करें जिन्हें खोजने में घंटों लग जाते

अपनी ज़रूरत के अनुसार किसी भी तरह से विभाजित एक पाइपलाइन कवरेज रिपोर्ट बनाएँ: तिमाही, डील स्वामी, क्षेत्र, श्रेणी या किसी भी अन्य आयाम के अनुसार:

प्रॉम्प्ट

"उपयुक्त विज़ुअलाइज़ेशन के साथ एक पाइपलाइन कवरेज रिपोर्ट बनाएँ, जो तिमाही, क्षेत्र और डील श्रेणी के अनुसार खंडित हो।"

Querri डेटा का विश्लेषण करता है, रुझानों और विसंगतियों की पहचान करता है, और एक पाइपलाइन कवरेज रिपोर्ट तैयार करता है, ठीक वैसे ही जैसे एक विशेषज्ञ डेटा विश्लेषक करता। मिनटों में, घंटों में नहीं।

डील चरण और क्षेत्र के अनुसार पाइपलाइन कवरेज

4 चरण 4:

कार्यकारी-स्तरीय प्रस्तुतियाँ और रिपोर्ट तैयार करें

यहाँ से, आप अपने डेटा और विज़ुअलाइज़ेशन को एक लाइव डैशबोर्ड में जोड़ सकते हैं और निरंतर निगरानी के लिए इसे अपनी टीम के साथ साझा कर सकते हैं। या एक आकर्षक, कथात्मक प्रस्तुति तैयार करें जो कार्यकारी टीम के साथ साझा करने के लिए तैयार हो:

एक लाइव डैशबोर्ड बनाएँ और इसे अपनी सेल्स या RevOps टीम के साथ साझा करें
एक कथात्मक प्रस्तुति तैयार करें और इसे PDF या PowerPoint के रूप में एक्सपोर्ट करें
इसे एक पुन: उपयोग योग्य टेम्पलेट के रूप में सहेजें। आपकी अगली पाइपलाइन कवरेज रिपोर्ट निर्धारित समय पर स्वचालित रूप से चलेगी।

बेहतर पाइपलाइन कवरेज रिपोर्ट के लिए सुझाव

परिभाषित करें कि "योग्य पाइपलाइन" का वास्तव में क्या अर्थ है

कोई भी रिपोर्ट चलाने से पहले, अपनी टीम को इस बात पर सहमत करें कि एक वैध ऑपर्च्युनिटी क्या मानी जाती है: न्यूनतम डील आकार, अनिवार्य फ़ील्ड भरे हुए, योग्य चरण। Querri केवल उन्हीं डील्स को शामिल करने के लिए फ़िल्टर कर सकता है जो आपके मानदंडों को पूरा करती हैं, ताकि आपका कवरेज अनुपात वास्तविकता को दर्शाए, न कि मनगढ़ंत सोच को।

हर एक सप्ताह बासी डील्स को फ़्लैग करें

30–60 दिनों में बिना किसी गतिविधि वाली डील्स शायद ही कभी बंद होती हैं। बासी पाइपलाइन को फ़्लैग करना एक साप्ताहिक अनुष्ठान बनाएँ, न कि एक तिमाही सफ़ाई। Querri इस जाँच को स्वचालित कर सकता है ताकि आपकी रिपोर्ट कभी भी चुपचाप ज़ोंबी डील्स के साथ कवरेज को बढ़ा-चढ़ाकर न दिखाए।

कवरेज को कई चरणों पर रिपोर्ट करें, न कि केवल कुल पाइपलाइन पर

"3x कवरेज" का एक अकेला शीर्षक यह छिपा देता है कि पाइपलाइन कहाँ कमज़ोर है। इसे चरण के अनुसार विभाजित करें: प्रारंभिक, मध्य और अंतिम। इस तरह आप देख सकते हैं कि क्या आपके पास इस तिमाही बनाम अगली तिमाही में बंद होने के लिए तैयार पर्याप्त डील्स हैं। Querri इस विभाजन को तुरंत कर देता है।

कवरेज की तुलना प्रतिनिधि और क्षेत्र के अनुसार करें, न कि केवल कुल मिलाकर

कुल आंकड़े प्रदर्शन की कमियों को छिपा देते हैं। कुल मिलाकर 4x कवरेज वाली एक टीम में एक प्रतिनिधि 8x पर और दूसरा 1x पर हो सकता है। हर सप्ताह स्वामी और क्षेत्र के अनुसार कवरेज को विभाजित करने के लिए Querri का उपयोग करें। यहीं से असली कोचिंग बातचीत शुरू होती है।

कवरेज को पाइपलाइन वेलोसिटी के साथ जोड़ें

कवरेज आपको बताता है कि आपके पास कितनी पाइपलाइन है। वेलोसिटी आपको बताती है कि डील्स कितनी तेज़ी से आगे बढ़ती हैं। Querri से कहें कि वह कवरेज अनुपात के साथ-साथ औसत डील चक्र समय भी शामिल करे — साथ मिलकर ये आपको इस बात का कहीं अधिक सटीक पूर्वानुमान देते हैं कि वास्तव में समय पर क्या बंद होगा।

अपनी रिपोर्ट को टेम्पलेट के रूप में सहेजें और इसे स्वचालित करें

एक बार जब आप एक ऐसी पाइपलाइन कवरेज रिपोर्ट बना लें जिस पर आप भरोसा करते हैं, तो इसे Querri में एक पुन: उपयोग योग्य प्रोजेक्ट के रूप में सहेजें। इसे हर सप्ताह स्वचालित रूप से चलने के लिए शेड्यूल करें ताकि आपकी टीम के पास हमेशा पाइपलाइन की सेहत का एक ताज़ा, सटीक दृश्य रहे — बिना किसी को मैन्युअल रूप से डेटा निकालने की ज़रूरत के।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

मेरी टीम के लिए सही पाइपलाइन कवरेज अनुपात क्या है?

सबसे अधिक उद्धृत बेंचमार्क 3x है (अर्थात खुली पाइपलाइन में आपके कोटा का तीन गुना)। लेकिन वह संख्या निरर्थक है यदि उसमें बासी डील्स, बढ़ी-चढ़ी राशियाँ, या प्रारंभिक चरणों में अटकी ऑपर्च्युनिटीज़ शामिल हों। अच्छी तरह से योग्य, सक्रिय डील्स की एक स्वच्छ 2x पाइपलाइन एक बढ़ा-चढ़ाकर दिखाई गई 4x की तुलना में अधिक सटीक पूर्वानुमान देगी। बासी और अयोग्य डील्स को फ़िल्टर करने के बाद अपने कवरेज अनुपात की गणना करने के लिए Querri का उपयोग करें। यही वह संख्या है जिसे ट्रैक करना सार्थक है।

मैं कैसे जानूँ कि कवरेज की गणना से किन डील्स को बाहर रखना है?

दो फ़िल्टर से शुरू करें: गतिविधि की हालिया स्थिति और चरण की प्रगति। 60+ दिनों से बिना किसी गतिविधि वाली डील्स और 45+ दिनों से चरण न बदलने वाली डील्स बहिष्करण के, या कम से कम 'जोखिम में' के रूप में फ़्लैग करने के, मज़बूत उम्मीदवार हैं। आप उन डील्स को भी बाहर रख सकते हैं जिनमें बंद होने की तारीख़ या डील राशि जैसे अनिवार्य फ़ील्ड गायब हैं। Querri इन सभी फ़िल्टर को स्वचालित रूप से लागू कर सकता है ताकि आपका कवरेज केवल सक्रिय, विश्वसनीय पाइपलाइन को दर्शाए।

यह Salesforce या HubSpot से केवल एक पाइपलाइन रिपोर्ट निकालने से किस तरह अलग है?

CRM रिपोर्ट आपको कच्चा पाइपलाइन डेटा दिखाती हैं: राशियों और चरणों के साथ डील्स की एक सूची। Querri इससे आगे जाता है। यह सफ़ाई और फ़िल्टरिंग के बाद आपके वास्तविक कवरेज अनुपात की गणना करता है, इसे क्षेत्र, प्रतिनिधि और तिमाही के अनुसार खंडित करता है, विसंगतियों और रुझानों को फ़्लैग करता है, और एक सरल-भाषा कथा लिखता है जो समझाती है कि संख्याओं का क्या अर्थ है। आप कच्चे डेटा से एक कार्यकारी-तैयार विश्लेषण तक पहुँचते हैं — मिनटों में, घंटों में नहीं।

क्या मैं सप्ताह-दर-सप्ताह पाइपलाइन कवरेज के रुझान ट्रैक कर सकता हूँ?

हाँ। अपनी पाइपलाइन कवरेज रिपोर्ट को Querri में एक पुन: उपयोग योग्य टेम्पलेट के रूप में सहेजकर और इसे साप्ताहिक शेड्यूल पर चलाकर, आप एक सुसंगत समय शृंखला बनाते हैं जिसका रुझान आप समय के साथ देख सकते हैं। फिर आप Querri से कह सकते हैं कि वह इस सप्ताह की कवरेज की तुलना पिछले सप्ताहों से करे और दिखाए कि पाइपलाइन कहाँ बढ़ी, घटी या चरणों के बीच स्थानांतरित हुई।

यदि मेरे कोटा लक्ष्य मेरे CRM डेटा से अलग एक स्प्रेडशीट में हैं तो क्या होगा?

यह सबसे आम सेटअप है, और Querri इसे आसानी से संभालता है। अपने कोटा लक्ष्यों को अपने CRM एक्सपोर्ट के साथ एक अलग CSV या Excel फ़ाइल के रूप में अपलोड करें। Querri दोनों डेटासेट को स्वचालित रूप से जोड़ देगा ताकि आप प्रतिनिधि या क्षेत्र के अनुसार कवरेज अनुपात, प्राप्ति प्रतिशत और कोटा-से-अंतर की गणना कर सकें — सब कुछ एक ही रिपोर्ट में।

मैं कार्यकारी टीम का ध्यान खोए बिना उन्हें पाइपलाइन कवरेज कैसे प्रस्तुत करूँ?

अधिकांश RevOps टीमें जो गलती करती हैं वह है बहुत अधिक डेटा प्रस्तुत करना। अधिकारी तीन बातें जानना चाहते हैं: क्या हमारे पास लक्ष्य तक पहुँचने के लिए पर्याप्त पाइपलाइन है, कमियाँ कहाँ हैं, और हम उनके बारे में क्या कर रहे हैं। एक कथात्मक प्रस्तुति तैयार करने के लिए Querri का उपयोग करें जो खंड के अनुसार कवरेज अनुपात से शुरू होती है, सबसे बड़े जोखिमों को फ़्लैग करती है, और स्पष्ट अगले कदमों के साथ समाप्त होती है। इसे PDF या PowerPoint के रूप में एक्सपोर्ट करें और आप किसी भी QBR के लिए तैयार हैं।

क्या मैं इस रिपोर्ट को मैन्युअल प्रयास के बिना हर सप्ताह चलने के लिए स्वचालित कर सकता हूँ?

हाँ। एक बार जब आप एक ऐसी पाइपलाइन कवरेज रिपोर्ट बना लें जिससे आप संतुष्ट हों, तो इसे Querri में एक प्रोजेक्ट टेम्पलेट के रूप में सहेजें और इसे साप्ताहिक रूप से चलने के लिए शेड्यूल करें। यदि आप अपने CRM डेटा को Google Drive या Dropbox जैसी किसी फ़ाइल स्टोरेज प्रणाली पर इंगित कर रहे हैं, तो डेटा स्वचालित रूप से रीफ़्रेश हो जाएगा। Querri इसका पुनः विश्लेषण करता है, और आपकी अपडेट की गई कवरेज रिपोर्ट तैयार हो जाती है, बिना किसी को मैन्युअल रूप से डेटा निकालने, साफ़ करने या प्रारूपित करने की ज़रूरत के।

यदि अलग-अलग क्षेत्रों या टीमों की कोटा संरचनाएँ अलग-अलग हों तो क्या होगा?

Querri इसे संभालता है। आप एक कोटा लक्ष्य फ़ाइल शामिल कर सकते हैं जो प्रतिनिधि, क्षेत्र या टीम के अनुसार लक्ष्यों को विभाजित करती है, और Querri प्रत्येक स्तर पर स्वतंत्र रूप से कवरेज अनुपात की गणना करेगा। इसका अर्थ है कि आप पूरी कंपनी के लिए एक एकल संख्या रिपोर्ट कर सकते हैं और साथ ही इसमें गहराई से जा सकते हैं कि कवरेज कहाँ स्वस्थ है और कहाँ खतरनाक रूप से कमज़ोर है।

अन्य लोकप्रिय संसाधन

उदाहरण