Quais departamentos estão acima do orçamento este mês, e por quê?
Junte o detalhe do NetSuite, a planilha de orçamento, os gastos com cartão do Brex e o cadastro de RH no Querri. Divida cada variação em headcount, fornecedores e timing, e chegue à revisão de orçamento sabendo o que perguntar a cada líder de departamento.
Abrir o QuerriO que você vai precisar
Querri (Teste gratuito) para juntar as exportações e montar a visão
Exportações do NetSuite, orçamento, Brex e cadastro de RH: O passo 1 diz o que cada uma acrescenta
Seu mapeamento de departamentos e sua regra de timing: para que todo departamento seja comparado do mesmo jeito
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Dados sintéticos de uma empresa de software fictícia. Não são dados financeiros reais.
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Antes de começar
O fechamento está feito e a revisão de orçamento é na quinta. Marketing aparece 39% acima no mês, e a primeira pergunta na sala vai ser por quê. A lista ordenada não consegue responder. Os motivos estão no detalhe de transações, o plano de contratação está em uma planilha, os gastos com cartão estão no Brex, e os códigos de departamento do ERP não batem com os departamentos do orçamento.
Este playbook leva você da lista ordenada a um motivo em uma linha para cada departamento.
Como funciona:
- • Envie as exportações do ERP, orçamento, cartões e RH
- • Encontre o estouro deste mês
- • Explique: headcount, fornecedores ou timing
- • Encontre o que os totais escondem
- • Prepare a revisão: uma linha por departamento
Siga os passos
Envie NetSuite, a planilha de orçamento, Brex e o cadastro de RH
Quatro exportações, um projeto:
- •
NetSuite (ou QuickBooks, Sage Intacct): o detalhe de transações, que diz no que se gastou.
- •
Planilha de orçamento: gasto previsto e contratações previstas, por departamento.
- •
Brex (ou Ramp): o estabelecimento por trás de cada cobrança no cartão.
- •
Rippling (ou BambooHR): quem começou, e quando.
Acrescente um mapeamento curto dos códigos de departamento do ERP para os departamentos do orçamento. Prefere dados ao vivo? O Querri se conecta diretamente ao NetSuite, ao Brex e às suas planilhas.
Dica: Puxe mais de um ano, para ter as faturas anuais do ano passado para comparar.
-
NetSuite -
Budget workbook -
Brex - HR roster
One project Classifique cada departamento contra o orçamento
Associe cada linha do razão a um departamento do orçamento e depois classifique a variação deste mês:
"Associe o departamento de cada linha do razão aos nossos cinco departamentos de orçamento e compare o realizado com a planilha de orçamento por departamento: maio e acumulado do ano, em dólares e percentual, com o maior estouro primeiro."
Marketing está 39% acima em maio, quase tudo em uma conta: eventos. G&A está 12% acima. R&D parece bem.
| Departamento | Orçamento | Realizado | Variação |
|---|---|---|---|
| Marketing | $328,695 | $456,227 | +$127,532 (38.8%) |
| G&A | $369,614 | $411,967 | +$42,353 (11.5%) |
| R&D | $1,403,509 | $1,406,611 | +$3,102 (0.2%) |
| Sales | $548,034 | $550,609 | +$2,575 (0.5%) |
| Customer Success | $341,276 | $333,370 | -$7,906 (-2.3%) |
Variação de maio de 2026 por departamento, classificada.
Divida cada variação em headcount, fornecedores e timing
Na amostra, faturas anuais são lançadas em um mês, mas cobrem vários. Divida cada variação para que o timing não esconda o que é real:
"Divida a variação de cada departamento em três partes que somem o total: headcount (as contas de salários e benefícios contra o plano de contratação), timing (faturas cujo período de serviço abrange três meses ou mais, ou que foram lançadas fora do mês de serviço, distribuídas pelos meses que cobrem) e fornecedores (o resto). Compare também o plano de headcount com o cadastro."
A maior parte do estouro de Marketing em maio é timing: $105,000 de $127,532. No acumulado do ano, na tabela, é mais ou menos metade timing e metade fornecedores.
| Departamento | Headcount | Fornecedores | Timing | Total |
|---|---|---|---|---|
| Marketing | -$5,335 | +$101,836 | +$106,500 | +$203,001 |
| R&D | -$294,728 | +$254,632 | +$49,000 | +$8,904 |
| Sales | -$22,307 | +$20,724 | 0 | -$1,583 |
| G&A | -$2,306 | -$3,716 | 0 | -$6,023 |
| Customer Success | -$40,424 | +$11,529 | 0 | -$28,895 |
Acumulado do ano (janeiro a maio de 2026), variação dividida.
Tire o timing e encontre os desvios que se compensam
Classifique de novo com o timing distribuído e procure desvios que se anulam:
"Reclassifique os departamentos sem o timing e sinalize qualquer departamento em que os desvios de headcount e de fornecedores passem cada um de 3% do orçamento em direções opostas."
Marketing continua no topo, puxado por eventos. R&D cai para o último lugar e recebe o único sinal: a folha está abaixo do plano com três contratações de engenharia não iniciadas, enquanto o gasto com terceirizados passa do previsto.
| Departamento | Acumulado do ano | Sem timing | Sinal |
|---|---|---|---|
| Marketing | +$203,001 | +$96,501 | fornecedores |
| Sales | -$1,583 | -$1,583 | |
| G&A | -$6,023 | -$6,023 | |
| Customer Success | -$28,895 | -$28,895 | |
| R&D | +$8,904 | -$40,096 | compensação |
Acumulado do ano, antes e depois de distribuir o timing, classificado pelo valor sem timing.
Gere o pacote de revisão
Quatro números para a revisão e uma linha por departamento dizendo por quê.
A narrativa que o Querri escreve:
O ano está 1.2% acima do orçamento e a maior parte disso é timing. Duas conversas importam: o gasto com eventos de Marketing e as vagas abertas de R&D.
O que você pode criar ou exportar:
- A tabela de variações, para Excel, CSV ou Google Sheets
- Um dashboard ao vivo que se atualiza em uma programação
- Uma apresentação, em PDF ou PowerPoint
| Departamento | Acumulado do ano | Por quê |
|---|---|---|
| Marketing | +$203,001 | metade timing, o resto fornecedores |
| R&D | +$8,904 | folha abaixo, terceirizados acima |
| Sales | -$1,583 | abaixo; uma contratação começou atrasada |
| G&A | -$6,023 | abaixo; o pico de maio é a taxa de auditoria |
| Customer Success | -$28,895 | abaixo; uma vaga ainda aberta |
Uma linha por departamento, acumulado do ano.
Chegue à sua próxima revisão de orçamento sabendo o que perguntar a cada líder de departamento.
Experimente com seus próprios dadosDicas para uma revisão de orçamento em que as pessoas confiam
Mapeie os departamentos antes de comparar qualquer coisa
Oito códigos do ERP para cinco departamentos do orçamento, em um arquivo que tem dono. Quando Support passar para um novo VP, você muda uma linha, não o modelo.
Faça as três partes fecharem
Headcount mais fornecedores mais timing deve ser igual à variação, departamento por departamento. Se não fechar, algo foi contado duas vezes ou não foi contado.
Ensine suas regras ao Querri uma vez. Toda resposta depois disso as segue.
Quais contas contam como headcount, quando uma fatura conta como timing, qual código do ERP pertence a qual departamento: diga cada regra uma vez e o Querri a aplica a toda pergunta sobre esses dados.
Mostre-me como
Diga no chat
Defina uma regra na conversa e o Librarian a registra como um fato em Facts & Rules, vinculado à tabela que ele rege. Toda pergunta seguinte sobre esses dados o aplica, não importa quem pergunte, e toda visão criada depois o carrega.
"Um item de timing é uma fatura cujo período de serviço abrange três meses ou mais, ou que foi lançada fora do mês de serviço. Para visões ajustadas por timing, distribua-a igualmente pelos meses de serviço. Salve isso como regra para a tabela de detalhe de transações."
Ou traga o documento que já diz isso
Envie seu checklist de fechamento, a política contábil ou o plano de contas como qualquer outro arquivo. O Querri coloca no Inbox um card From a document com as afirmações que encontrou, cada uma com sua página e palavras exatas; marque as que quer manter e elas viram fatos. As entradas do dicionário são vinculadas às colunas que descrevem. As regras das quais este playbook depende:
- Variação orçamentária: realizado menos orçamento, por departamento do orçamento e conta; acima do orçamento é positivo
- Departamento: o departamento do orçamento, depois de mapear o código do ERP
- Variação de headcount: a variação em Salaries & Wages e Payroll Taxes & Benefits
- Contratação atrasada: uma vaga prevista cuja admissão no cadastro é posterior ao mês previsto, ou que não começou
- Item de timing: uma fatura com período de serviço de três meses ou mais, ou lançada fora do mês de serviço
- Variação ajustada por timing: a variação com os itens de timing distribuídos pelos meses de serviço
- Compensação: desvios de headcount e de fornecedores acima de 3% do orçamento cada, em direções opostas
"Leia nossa política de fechamento mensal e proponha as regras que ela estabelece sobre provisões, despesas antecipadas e mapeamento de departamentos. Vou revisá-las no Inbox."
Até onde as regras chegam
Uma regra fica vinculada aos dados, não ao chat de uma pessoa, então acompanha os dados em todo lugar:
- • Toda pergunta feita no chat, por qualquer pessoa da equipe
- • Toda visão que o Librarian monta sobre esses dados
- • Todo passo de um projeto, incluindo o código que ele escreve
- • Dashboards e execuções agendadas, a cada atualização
- • Claude e ChatGPT, quando consultam o Querri
Você mantém o controle
Toda regra aparece em Facts & Rules ao lado dos dados que rege, onde você pode editá-la ou removê-la. Regras de um documento esperam sua confirmação no Inbox, e um card Worth remembering é a forma de o Querri oferecer uma que ele mesmo notou. Workspaces e funções decidem quem pode mudar o quê. Regras para a empresa toda ficam em Settings → Customize; a Library guarda o resto.
O ganho no dia da revisão
A revisão de orçamento para de discutir se o patrocínio conta e começa pelo que fazer com os eventos e a lacuna de contratação. Mudar um limite é uma frase, não uma reconstrução.
Perguntas frequentes
O que conta aqui como acima do orçamento?
O que é um item de timing?
Por que dividir a variação em headcount, fornecedores e timing?
Como um departamento pode parecer dentro do orçamento e ainda ter um problema?
Por que o ERP precisa de um mapeamento de departamentos?
O que o cadastro de RH acrescenta?
O feed de cartões muda os números?
Quanto histórico isso precisa?
Com que frequência isso deve rodar?
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