Saltar al contenido

QuickBooks + Querri

Informes de QuickBooks,sin la exportación de fin de mes.

Pregunta cómo les fue este mes a tu margen, tu caja o tus cobros, y Querri responde desde tu contabilidad de QuickBooks Online, leída junto al presupuesto, el CRM y las reglas contables que tu equipo ya sigue. Copia la contabilidad según la programación que definas, así que la respuesta está lista antes del cierre.

Querri solo lee tu contabilidad y nunca modifica una transacción. Inicias sesión con Intuit, así que nunca ve tu contraseña. Certificado SOC 2 Type II, HIPAA e ISO 27001:2022.

Por qué los informes de QuickBooks se complican

QuickBooks registra cada dólar. Sacarle una respuesta clara lleva una tarde.

Dueños, contables y contralores chocan con los mismos muros en cada cierre. En todos los casos QuickBooks hace su trabajo; el problema empieza cuando una pregunta necesita más de lo que cabe en un informe estándar.

01

La respuesta necesita datos que QuickBooks no tiene

Los negocios viven en el CRM, el presupuesto en una hoja de cálculo, los pedidos en la tienda. Un informe de QuickBooks solo ve el libro mayor, así que todo lo que los mezcla se rehace a mano en Excel.

02

El seguimiento por clases se queda sin espacio

Simple Start y Essentials no tienen clases ni ubicaciones, y Plus las limita a 40 en total. Incluso por debajo del límite, una clase en blanco en un tercio de las facturas de proveedores convierte la rentabilidad por clase en una suposición.

03

Cada empresa es una contabilidad aparte

Si llevas dos o tres entidades, cada una es una empresa de QuickBooks separada. Una vista combinada implica exportar cada una, alinear cuentas que tienen nombres distintos y sumarlas en un libro de Excel.

04

Los informes de verdad se hacen en Excel

Exportar, cambiar el formato, pegar en la plantilla del mes pasado, repetir. La sincronización bidireccional Spreadsheet Sync con Excel solo está disponible en QuickBooks Online Advanced y Accountant, así que la mayoría de los equipos lo hacen a mano.

05

La codificación cambia de un contable a otro

El mismo proveedor aparece como "Amazon", "Amazon.com" y "AMZN Mktp", y hay cargos en Uncategorized Expense o Ask My Accountant. El gasto por proveedor solo es correcto después de que alguien lo limpia.

Lo que por fin puedes responder

Ocho preguntas sobre tu contabilidad que suelen costar una tarde en Excel

Para cada una: quién la hace (dueños, contralores, contadores externos), qué la hace lenta hoy en QuickBooks y cómo la resuelve Querri.

¿Cuál es nuestro margen real por clase, ubicación o trabajo?

Por qué es difícil

Los costos compartidos, como el alquiler, el flete y los seguros, caen en una sola cuenta, y alguien los reparte cada mes en una hoja de cálculo con un método que solo está en su cabeza.

Con Querri

Escribe el reparto una vez con tus palabras en Hechos y reglas ("reparte el alquiler según el número de empleados") y Querri lo aplica a cada respuesta sobre margen. El método queda en la Biblioteca, donde cualquiera puede leerlo.

¿Los clientes nos pagan más lento que antes?

Por qué es difícil

El informe de antigüedad responde "quién debe qué hoy". Ver si los días de pago van subiendo, cliente por cliente, implica guardar un informe de antigüedad cada mes y compararlos.

Con Querri

Querri calcula los días de pago a partir de las facturas y los pagos y los sigue como un KPI con historial desde el día en que empiezas. El Análisis nocturno señala a un cliente cuyos pagos se retrasan respecto a su propio patrón.

¿Cómo vamos frente al presupuesto, por departamento, este mes?

Por qué es difícil

El presupuesto se creó una vez en QuickBooks y luego se reformuló en una hoja de cálculo, así que la comparación que importa vive en un archivo que nadie más encuentra.

Con Querri

Querri lee los Budgets de QuickBooks y los datos reales, y puede usar en su lugar el reforecast de Google Sheets cuando se lo indicas. Pon la desviación en un dashboard y prográmalo para que se actualice.

¿Cómo se ve el negocio en nuestras tres empresas juntas?

Por qué es difícil

Cada entidad es una empresa de QuickBooks separada con su propio plan de cuentas. Combinarlas implica una exportación por empresa y una hoja de mapeo que se rompe cuando alguien agrega una cuenta.

Con Querri

Conecta cada empresa. Querri alinea las cuentas una vez, guarda ese mapeo en la Biblioteca y calcula una vista combinada del estado de resultados a partir del General Ledger de cada empresa. Guárdalo como proyecto y se vuelve a ejecutar igual el mes siguiente.

¿Qué proveedores crecieron más este año, y le estamos pagando dos veces a alguien?

Por qué es difícil

Los proveedores están registrados de tres maneras, las compras se reparten entre facturas de proveedores y cargos con tarjeta, y una factura duplicada solo aparece cuando alguien ordena por importe y mira con lupa.

Con Querri

Pregunta, y Querri agrupa los nombres de proveedor escritos de varias formas, lista las facturas con el mismo proveedor, importe y fecha para que alguien las revise, y muestra el gasto total antes y después de unificarlos. Consulta limpieza de datos y cómo se comprueban las respuestas.

¿Puede cada cliente recibir su paquete mensual sin que yo lo rehaga?

Por qué es difícil

Un contador externo con veinte clientes rehace el mismo libro de Excel veinte veces: ejecutar los informes, exportar, arreglar el formato, adjuntar, enviar.

Con Querri

Crea el paquete una vez y guarda el método como una skill. El día que elijas, Querri lo ejecuta sobre la contabilidad más reciente de cada cliente y le envía por correo a cada uno su propio libro de Excel con formato. Consulta informes y automatización.

¿Cada negocio que cerró ventas se facturó y se cobró de verdad?

Por qué es difícil

El CRM dice que el negocio se cerró; QuickBooks dice qué se facturó y se cobró. Nadie es responsable de la diferencia, así que se descubre al cierre del trimestre, si es que se descubre.

Con Querri

Querri relaciona los negocios cerrados en HubSpot o Salesforce con las facturas y los pagos de QuickBooks, te dice cómo los relacionó y devuelve los que faltan como una lista con la que alguien puede trabajar.

¿Puedo preguntarle a Claude o ChatGPT por nuestra contabilidad y obtener la cifra que daría finanzas?

Por qué es difícil

Si pegas una exportación de QuickBooks en un chat, el asistente elige su propia idea de ingresos, de caja o de devengado, sin saber cómo codifica las cosas tu equipo.

Con Querri

Configura una sola vez la conexión de Claude o ChatGPT con Querri. A partir de ahí, el asistente lee los ingresos tal como los define tu Biblioteca, sigue tus reglas de codificación y se queda dentro de las filas que permite el acceso de cada persona.

QuickBooks y todo lo demás

La contabilidad explica el dinero. Los demás sistemas explican por qué.

QuickBooks sabe qué se facturó, se cobró y se gastó. Tu CRM sabe qué se vendió, tus hojas de cálculo conocen el plan y tus herramientas de operaciones conocen el trabajo detrás de cada factura. Con todo en una sola Biblioteca, una pregunta sobre margen puede seguir el dinero hasta el negocio o el trabajo que lo generó.

QuickBooks combina bien con

Respuestas que puedes defender

¿Base caja o devengado? Querri te dice cuál usó

"Ingresos del mes pasado" significa lo que facturaste en base devengado y lo que cobraste en base caja. Las dos son correctas, y en un mes con clientes que pagan tarde pueden estar muy lejos una de otra. Querri te dice qué base usa la respuesta y pone la otra cifra al lado, para que el dueño y el contable estén mirando lo mismo. Consulta cómo funcionan las respuestas.

Despierta sabiendo qué cambió

Querri vigila tu contabilidad durante la noche

Durante la noche, Querri mide cada KPI frente a su propio pasado, con aritmética, y busca en partes de la contabilidad por las que nadie ha preguntado últimamente: un cliente que paga tarde, una línea de costo que va subiendo. Lo que encuentra te espera en tu Bandeja de entrada por la mañana, y no actúa sobre nada hasta que tú lo dices.

Dashboards de QuickBooks a medida

Dashboards de QuickBooks que describes en lugar de construir

Dile a Querri qué debería ver el dueño cada lunes, o dale una captura del dashboard en el que te apoyas hoy. Para cambiar un gráfico, pide el cambio. Las cifras salen de la misma Biblioteca con la que chateas, y un responsable de ubicación puede configurarse para ver solo las filas de esa ubicación.

  • Descríbelo y luego ajústalo con una frase
  • QuickBooks junto a los datos del CRM, el presupuesto y las operaciones
  • Cada persona limitada a sus propias filas, como una ubicación
Cada cambio es una frase: una petición pasa el dashboard a oscuro, y un solo clic lo revierte.

Informes que puedes dejar de rehacer

Seis informes de QuickBooks, creados una vez

Qué se sincroniza

Cada lista y cada transacción, no solo los informes que ejecutas

Querri copia 31 entidades de QuickBooks Online, desde las cuentas y las facturas hasta las actividades de tiempo, además del informe General Ledger, y las mantiene al día. Solo puede sincronizar lo que el usuario de QuickBooks con el que inicias sesión tiene permiso para ver.

Entidades que se sincronizan

  • Accounts
  • Attachables
  • Bills
  • Bill Payments
  • Budgets
  • Classes
  • Company Info
  • Credit Memos
  • Customers
  • Departments
  • Deposits
  • Employees
  • Estimates
  • Invoices
  • Items
  • Journal Codes
  • Journal Entries
  • Payments
  • Payment Methods
  • Preferences
  • Purchases
  • Purchase Orders
  • Refund Receipts
  • Sales Receipts
  • Tax Agencies
  • Tax Codes
  • Tax Rates
  • Terms
  • Time Activities
  • Vendors
  • Vendor Credits
  • Además del informe General Ledger, cargado completo en cada sincronización

Siempre sincronizado

Las sincronizaciones incrementales recogen las entidades modificadas desde la última ejecución, hasta cada hora. Una actualización completa se ejecuta a diario, cada semana o cada mes y elimina todo lo que se haya borrado en QuickBooks.

Tu base, tu historial

Elige base devengado o base caja al conectar, y cuánto historial cargar. El valor predeterminado es tres años.

Solo lectura

Querri lee de QuickBooks y nada más. Tus facturas, facturas de proveedores, clientes y plan de cuentas quedan exactamente como los dejó tu contable.

Tu contraseña sigue siendo tuya

La conexión se aprueba en la página de inicio de sesión de Intuit, así que ninguna contraseña pasa por Querri, y el Connector Agent solo ve si la conexión está configurada.

Cómo conectar QuickBooks

Tu contabilidad conectada en minutos, con el Connector Agent a cargo de la configuración

  1. 1

    Pídeselo al Connector Agent

    Dile al Connector Agent en Querri "conecta nuestro QuickBooks", o busca QuickBooks Online en el catálogo.

  2. 2

    Inicia sesión con Intuit

    Aprueba el acceso en la propia página de inicio de sesión de Intuit y elige la empresa. Querri nunca ve tu contraseña.

  3. 3

    Define la base y el historial

    Elige base devengado o base caja, y hasta cuándo cargar. Tres años es el valor predeterminado.

  4. 4

    Aprueba la carga y una programación

    Nada se carga hasta que lo apruebas. Elige cada cuánto se sincroniza, como máximo una vez por hora.

  5. 5

    Haz tu primera pregunta

    Pregunta por el margen del mes pasado o por quién está pagando tarde. La contabilidad está en la Biblioteca para el chat, los dashboards y los informes.

La página Connect con el Connector Agent pidiendo aprobación antes de iniciar una conexión, junto a tarjetas de conectores de Google Drive, NetSuite, Salesforce, Square, ShipStation y Snowflake
No se crea ni se carga nada hasta que lo apruebas.

Preguntas frecuentes sobre QuickBooks

Preguntas sobre QuickBooks y Querri

¿Cómo conecto QuickBooks Online a Querri?

Pídele al Connector Agent en Querri que conecte QuickBooks, o elígelo en el catálogo. Inicias sesión con Intuit y eliges la empresa, defines la base devengado o caja y un periodo de historial, y luego apruebas la carga y una programación de sincronización. Querri nunca ve tu contraseña de Intuit.

¿Qué datos de QuickBooks sincroniza Querri?

Treinta y una entidades de QuickBooks Online, entre ellas cuentas, clientes, proveedores, facturas, facturas de proveedores, pagos, asientos contables, presupuestos, clases, departamentos, artículos, estimaciones, órdenes de compra y actividades de tiempo, además del informe General Ledger. Querri solo puede sincronizar lo que el usuario de QuickBooks con el que inicias sesión tiene permiso para ver.

¿Querri sincroniza los informes de Pérdidas y ganancias o el Balance general de QuickBooks?

No. El único informe integrado de QuickBooks que Querri trae es el General Ledger. A partir del libro mayor, los asientos contables y las transacciones puede calcular una vista del estado de resultados o una vista de caja en la base que elegiste, y muestra cómo llegó a la cifra para que puedas contrastarla con QuickBooks.

¿Cada cuánto se sincronizan los datos de QuickBooks?

Hasta cada hora. Las sincronizaciones incrementales recogen las entidades modificadas desde la última ejecución, según su hora de última actualización, y el informe General Ledger se vuelve a cargar completo cada vez. Una actualización completa puede ejecutarse a diario, cada semana o cada mes, y puedes lanzar una sincronización a mano cuando quieras.

¿Querri modifica algo en mi empresa de QuickBooks?

No. Querri solo lee de QuickBooks. Nunca crea, edita ni elimina una transacción, un cliente, un proveedor ni una cuenta, así que tu contabilidad queda exactamente como la dejó tu contable, y un periodo conciliado sigue conciliado.

¿Cómo se trasladan los permisos de usuario de QuickBooks a Querri?

Querri solo sincroniza lo que puede ver el usuario de QuickBooks que inicia sesión, así que elige un usuario cuyo acceso se ajuste a lo que necesitas. Una vez que la contabilidad está en Querri, el acceso a las filas se configura en Querri: asigna a un responsable de ubicación un filtro de filas y se aplica en el chat, los dashboards, Claude y la API.

¿Querri funciona con QuickBooks Desktop?

No. El conector solo funciona con QuickBooks Online. Si tu contabilidad está en QuickBooks Desktop, puedes exportar informes y subir los archivos a Querri, que lee libros de Excel con varias hojas, pero no se actualizarán según una programación.

¿Qué pasa con las transacciones eliminadas en QuickBooks?

Una sincronización incremental solo ve los registros que se agregaron o modificaron, así que no detecta las eliminaciones. Una actualización completa, que puedes programar a diario, cada semana o cada mes, quita de la copia de Querri todo lo que se haya eliminado en QuickBooks.

¿Cómo combino datos de QuickBooks y Salesforce?

Conecta los dos. Querri relaciona las oportunidades ganadas con los clientes, las facturas y los pagos de QuickBooks, y tú dejas escrito una sola vez si una reserva es la fecha de cierre o el contrato firmado. Los negocios sin factura y las facturas aún sin pagar vuelven como una lista para que finanzas les dé seguimiento.

¿Cómo combino datos de QuickBooks y HubSpot?

Conecta los dos y Querri alinea las empresas y los negocios cerrados de HubSpot con los clientes y las facturas de QuickBooks. Te dice cómo los relacionó y señala una coincidencia que podría estar mal, como un cliente con un nombre distinto en cada sistema.

¿Cómo comparo los datos reales de QuickBooks con un presupuesto en Google Sheets?

Conecta QuickBooks y la hoja que contiene el presupuesto o el reforecast. Querri mapea una vez las líneas de la hoja a tus cuentas, guarda ese mapeo en la Biblioteca y compara los datos reales con el plan después de cada sincronización, por departamento o por clase.

¿Cómo obtengo un estado de resultados por clase desde QuickBooks?

Pídele a Querri el margen o el estado de resultados por clase. Lo calcula a partir del General Ledger y las transacciones, aplica las reglas de reparto que hayas dejado escritas y te dice cuánto quedó sin clase, para que sepas hasta qué punto fiarte del desglose.

¿Cómo veo la tendencia de antigüedad de cuentas por cobrar en QuickBooks?

Sigue las cuentas por cobrar abiertas y los días de pago como KPIs en Querri. Los calcula a partir de las facturas y los pagos y guarda el historial desde el día en que empiezas, así que puedes ver si los cobros se están retrasando, cliente por cliente, sin guardar un informe de antigüedad cada mes.

¿Puedo ver varias empresas de QuickBooks en un solo informe?

Sí. Conecta cada empresa y Querri alinea sus planes de cuentas una vez y guarda ese mapeo en la Biblioteca. Las vistas combinadas, los dashboards y los informes se vuelven a ejecutar con los datos frescos de cada empresa, sin un libro de Excel nuevo cada mes.

¿Puedo crear dashboards de QuickBooks a medida?

Sí. Di lo que quieres ver, o empieza con una captura de un dashboard que ya usas. Cada cambio posterior es una petición con tus palabras. Los gráficos pueden poner QuickBooks junto al CRM o al presupuesto, y un responsable puede quedar limitado a las filas de una ubicación.

¿Puedo exportar datos de QuickBooks a Excel automáticamente?

Sí. Configura el libro de Excel una vez en Querri y asígnale una programación. Cada ejecución usa los datos más recientes de QuickBooks y envía por correo un archivo de Excel con formato, y puede enviar a cada cliente o responsable una versión con solo sus cifras.

¿Puedo preguntarle a ChatGPT o a Claude por mis datos de QuickBooks?

Sí. Una vez que Querri está conectado a Claude o ChatGPT, el asistente usa tu Biblioteca: tu definición de ingresos, tu elección entre devengado y caja, tus reglas de codificación. Solo ve las filas que esa persona puede ver en Querri, así que su cifra coincide con tu dashboard de Querri.

¿Mis datos de QuickBooks están seguros en Querri?

Querri cuenta con las certificaciones SOC 2 Type II, HIPAA e ISO 27001:2022, y tus datos nunca se usan para entrenar un modelo. Inicias sesión a través de Intuit, así que el Connector Agent nunca ve tu contraseña, y Querri solo lee tu contabilidad.

Hazle a tu contabilidad la pregunta que sueles dejar para fin de mes.

Conectar QuickBooks Online lleva pocos minutos, y Querri lee tu contabilidad sin cambiar nada.